A propósito de la Casación Laboral N° 36773-2023-La Libertad, la Corte Suprema ha precisado los alcances del plazo legal de conservación de documentos laborales, especialmente respecto de los registros de asistencia, planillas y reclamos de horas extras correspondientes a periodos antiguos.
El criterio resulta relevante porque aclara que el plazo de cinco años previsto en normas de simplificación administrativa no puede utilizarse automáticamente como defensa procesal para impedir el análisis de derechos laborales de data histórica.
- ¿De qué trató el caso?
Un trabajador demandó el pago de horas extras, domingos y feriados laborados desde el año 1991 hasta el 2020. La empresa demandada sostuvo que no estaba obligada a conservar registros de asistencia por más de cinco años, conforme al Decreto Supremo N° 004-2006-TR y al Decreto Legislativo N° 1310.
Sin embargo, la Corte Suprema concluyó que dicho plazo responde a una finalidad administrativa y de simplificación documental, pero no puede ser usado por el empleador como excusa para liberarse de su carga probatoria en un proceso judicial laboral.
- Reglas establecidas por la Corte Suprema
La sentencia establece cuatro reglas principales que constituyen doctrina jurisprudencial de obligatorio cumplimiento:
Regla 1: El plazo de cinco años no elimina derechos laborales históricos
Las normas que autorizan al empleador a conservar registros de asistencia y planillas únicamente por cinco años tienen una finalidad administrativa. No constituyen una regla de caducidad probatoria ni extinguen los derechos laborales que el trabajador pueda reclamar por periodos anteriores.
Regla 2: El empleador mantiene su deber de colaboración en juicio
El transcurso del plazo de cinco años no releva al empleador de la carga probatoria prevista en el artículo 23.4 de la Ley N° 29497, ni de sus deberes de colaboración, buena fe y probidad procesal regulados en los artículos 11 y 29 de la misma norma.
Regla 3: En reclamos de horas extras antiguas, aplica la facilitación probatoria
Cuando el trabajador reclama horas extras por periodos mayores a cinco años, no se le puede exigir una prueba imposible o absoluta. Basta con que aporte indicios razonables, como boletas con pagos parciales de horas extras, comunicaciones, documentos fragmentarios o un relato coherente sobre la jornada realizada.
Si frente a ello el empleador no exhibe los registros de asistencia alegando que venció el plazo de conservación, dicha omisión puede ser valorada como conducta obstructiva, activándose la presunción judicial del artículo 29 de la Ley Procesal del Trabajo.
Regla 4: La presunción no significa pago automático de todo lo reclamado
Aunque la conducta del empleador puede favorecer la pretensión del trabajador, ello no implica reconocer automáticamente todas las horas extras demandadas. El juez debe aplicar el principio de razonabilidad y fijar un promedio prudente, lógico y equitativo, considerando la naturaleza del cargo, la actividad realizada, la capacidad física humana, los descansos, las variaciones de la actividad y los indicios probatorios existentes.
- Comentario práctico para empleadores
Esta casación deja un mensaje importante: conservar documentos laborales solo por cinco años puede ser suficiente para fines administrativos, pero no necesariamente protege al empleador frente a un juicio laboral.
Por ello, en empresas con trabajadores de larga permanencia, jornadas variables, turnos rotativos, sobretiempos o actividades sujetas a mayor control horario, resulta recomendable implementar políticas internas de conservación digital de registros laborales.
Entre los documentos que deberían conservarse con especial cuidado se encuentran:
- Registros de asistencia físicos o digitales.
- Boletas de pago y planillas.
- Autorizaciones o sustentos de horas extras.
- Comunicaciones sobre horarios, turnos, descansos y compensaciones.
- Documentación relacionada con pagos parciales de sobretiempo.
- Conclusión
La Casación Laboral N° 36773-2023-La Libertad refuerza el criterio protector del proceso laboral: el plazo administrativo de conservación documental no puede convertirse en una barrera para el reclamo de derechos laborales históricos.
El empleador que no conserve o no exhiba documentos relevantes en juicio asume el riesgo de que su conducta sea valorada en su contra. No obstante, el juez deberá cuantificar cualquier adeudo bajo criterios de razonabilidad y no de forma automática.
En Araya & Cía. Abogados asesoramos a empresas en la gestión preventiva de sus relaciones laborales, brindando acompañamiento en el diseño de políticas internas, la conservación de documentación laboral y la implementación de buenas prácticas que permitan reducir contingencias y afrontar con mayor seguridad eventuales procesos de fiscalización o judiciales.
Hugo Ernesto Paz A.
Abogado de Araya & Cía.
