Sí, el empleador tiene la obligación legal de entregar las constancias de alta, modificación o actualización al trabajador. En el caso de la baja, la entrega es obligatoria únicamente si el trabajador lo solicita.
Esta normativa busca garantizar que el trabajador tenga certeza de que su información laboral y de seguridad social ha sido correctamente declarada ante la SUNAT.
- Base Legal
Esta obligación se encuentra detallada principalmente en el Decreto Supremo N° 018-2007-TR, que establece disposiciones relativas al uso de la Planilla Electrónica, y sus modificatorias (como el D.S. N° 015-2010-TR).
Específicamente, el Artículo 4-A de dicha norma (incorporado y modificado por decretos posteriores) señala lo siguiente:
«El empleador debe entregar a los trabajadores la constancia de alta, modificación o actualización que se efectúe en el T-REGISTRO…»
- ¿Cuáles son los plazos?
| Tipo de Trámite | Plazo de Entrega al Trabajador |
| Alta | Al día hábil siguiente del inicio de la prestación de servicios. |
| Modificación o Actualización | Dentro de los 15 días calendario siguientes a la fecha en que se produjo el cambio. |
| Baja | Solo a solicitud del trabajador. Se entrega en un plazo de 2 días calendario tras el pedido. |
- Aspectos Importantes
Medio de entrega: La entrega puede ser física (impresa) o electrónica (correo electrónico, WhatsApp corporativo, etc.), siempre que el empleador pueda acreditar la recepción por parte del trabajador.
Consecuencia de incumplimiento: No entregar estas constancias a tiempo es considerado una infracción leve en materia de relaciones laborales, según el Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo (D.S. 019-2006-TR), lo que podría acarrear multas por parte de la SUNAFIL.
Información del derechohabiente: La norma también obliga a entregar la constancia de inscripción de los derechohabientes (hijos, cónyuge) cuando el trabajador los registre.
En Araya & Cía. Abogados asesoramos a empresas en la gestión preventiva de sus obligaciones laborales, acompañándolas en la correcta implementación de la Planilla Electrónica y en la revisión de sus procesos internos para evitar contingencias frente a fiscalizaciones de la autoridad inspectiva. Una adecuada asesoría no solo reduce riesgos de sanción, sino que fortalece la seguridad jurídica y la gestión eficiente del capital humano.
Hugo Ernesto Paz A.
Abogado de Araya & Cía.
